Contoh Surat Undangan Formal dalam Bahasa Inggris dan Artinya

Pantau - Surat undangan formal sering kali digunakan dalam berbagai kesempatan, baik untuk keperluan bisnis, akademik, maupun acara resmi lainnya. Surat ini memiliki format yang sopan dan formal untuk mengundang pihak tertentu ke suatu acara. Di bawah ini adalah contoh surat undangan formal dalam bahasa Inggris beserta terjemahannya dalam bahasa Indonesia, lengkap dengan penjelasan struktur surat tersebut.

Contoh Surat Undangan Formal dalam Bahasa Inggris

Subject: Invitation to Annual Business Meeting

[Your Company’s Name]
[Your Company’s Address]
[City, ZIP Code]
[Date]

Dear Mr. John Smith,

We are pleased to invite you to our Annual Business Meeting, which will be held on Friday, November 10th, 2024, at the Grand Hyatt Hotel, located at 123 Business Road, New York, starting at 9:00 AM. The purpose of this meeting is to review our company’s performance over the past year and discuss future strategies for growth.

Your presence at this meeting is highly appreciated, and we look forward to your valuable input. Please confirm your attendance by November 5th by contacting Ms. Jane Doe at (555) 123-4567 or via email at [email protected].

We hope you can join us for this important event, and we are confident that your participation will contribute to the success of our discussions.

Best regards,

[Your Name]
[Your Title]
[Your Company’s Name]
[Your Contact Information]

Baca juga: Contoh Surat Pengalaman Kerja dan Elemennya yang Perlu Kamu Tahu

Terjemahan dalam Bahasa Indonesia

Subjek: Undangan untuk Rapat Bisnis Tahunan

[Nama Perusahaan Anda]
[Alamat Perusahaan Anda]
[Kota, Kode Pos]
[Tanggal]

Yth. Bapak John Smith,

Kami dengan senang hati mengundang Anda untuk menghadiri Rapat Bisnis Tahunan kami yang akan diadakan pada hari Jumat, 10 November 2024, di Grand Hyatt Hotel, yang berlokasi di Jalan Bisnis 123, New York, mulai pukul 09.00 pagi. Tujuan dari rapat ini adalah untuk meninjau kinerja perusahaan kami selama setahun terakhir dan membahas strategi masa depan untuk pertumbuhan.

Kehadiran Anda dalam rapat ini sangat kami hargai, dan kami menantikan masukan berharga dari Anda. Mohon konfirmasi kehadiran Anda paling lambat 5 November dengan menghubungi Ibu Jane Doe di (555) 123-4567 atau melalui email di [email protected].

Kami berharap Anda dapat bergabung dalam acara penting ini, dan kami yakin partisipasi Anda akan berkontribusi pada keberhasilan diskusi kami.

Hormat kami,

[Nama Anda]
[Jabatan Anda]
[Nama Perusahaan Anda]
[Informasi Kontak Anda]

Baca juga: 35 Contoh Kalimat Harapan dalam Bahasa Inggris

Penjelasan Struktur Surat Undangan Formal

• Header (Kepala Surat): Di bagian atas surat, biasanya tertera nama, alamat, dan tanggal penulisan surat. Pada surat bisnis formal, nama perusahaan atau organisasi pengirim juga dicantumkan.
• Salutation (Salam Pembuka): Salam yang digunakan di surat formal biasanya adalah "Dear [Title] [Last Name]", seperti “Dear Mr. John Smith” dalam contoh di atas. Penggunaan gelar sopan sangat penting dalam surat formal.
• Body (Isi Surat): Bagian ini menjelaskan tujuan dari surat tersebut, yang dalam hal ini adalah undangan ke sebuah acara. Isi surat mencakup detail acara seperti waktu, tanggal, lokasi, serta tujuan dari acara tersebut. Pada contoh di atas, tujuan rapat adalah untuk membahas kinerja dan strategi perusahaan.
• Closing (Penutup): Penutup surat formal biasanya menggunakan kalimat sopan dan mengundang penerima untuk mengonfirmasi kehadiran. Dalam contoh di atas, frasa seperti "Your presence at this meeting is highly appreciated" digunakan untuk menyampaikan rasa terima kasih atas kehadiran.
• Signature (Tanda Tangan): Bagian ini mencakup nama pengirim surat, jabatan, dan informasi kontak mereka untuk keperluan lebih lanjut. Pada surat formal, nama lengkap dan jabatan sangat penting untuk menunjukkan otoritas pengirim.

Baca juga: 13 Ucapan Terima Kasih dalam Bahasa Inggris: Ungkapan Syukur yang Berkesan

Kesimpulan

Surat undangan formal dalam bahasa Inggris harus disusun dengan bahasa yang sopan dan mengikuti format yang tepat. Surat semacam ini sering digunakan untuk acara-acara penting seperti pertemuan bisnis, seminar, atau acara resmi lainnya. Dengan memahami struktur surat formal, kita dapat membuat undangan yang profesional dan mudah dipahami oleh penerima.